Blog · Konferansjer

Jak wybrać konferansjera na event firmowy? 10 wskazówek od profesjonalnego prowadzącego wydarzenia

Organizacja eventu firmowego to dziesiątki decyzji. Wybór miejsca, scenografii, cateringu, atrakcji czy oprawy muzycznej ma ogromne znaczenie, ale jest jeszcze jedna osoba, która przez kilka godzin będzie twarzą całego wydarzenia.

To konferansjer.

To właśnie on otworzy event, zapowie gości, połączy wszystkie elementy programu i zadba o atmosferę na sali. Dobry prowadzący wydarzenie potrafi sprawić, że nawet drobne problemy organizacyjne pozostaną niezauważone. Z kolei źle dobrany prezenter sceniczny może sprawić, że nawet świetnie przygotowany event straci swój rytm.

Jeżeli organizujesz wydarzenie firmowe w Krakowie, Warszawie, Małopolsce, województwie mazowieckim lub w innym miejscu w Polsce, wybór odpowiedniej osoby prowadzącej event może zdecydować o sukcesie całego spotkania.

Profesjonalny konferansjer nie jest tylko osobą od zapowiedzi. To partner organizatora, który pomaga utrzymać tempo wydarzenia, buduje emocje, reaguje na nieprzewidziane sytuacje i sprawia, że uczestnicy czują się dobrze zaopiekowani.

Na co więc zwrócić uwagę podczas wyboru prowadzącego?

Czym powinien wyróżniać się dobry konferansjer?

Dobry prowadzący powinien łączyć kilka kluczowych umiejętności. Liczy się doświadczenie sceniczne, sposób komunikacji, umiejętność pracy z publicznością, przygotowanie do wydarzenia oraz zdolność reagowania wtedy, gdy coś nie przebiega zgodnie z planem.

Poniżej znajdziesz 10 rzeczy, na które warto zwrócić uwagę przed wyborem konferansjera na event firmowy.

1. Sprawdź, czy ma doświadczenie w prowadzeniu podobnych wydarzeń

Prowadzenie konferencji medycznej, gali rozdania nagród czy pikniku firmowego to trzy zupełnie różne zadania.

Zapytaj:

jakie wydarzenia prowadził,
dla jakich firm pracował,
czy prowadził wydarzenia o podobnej skali,
czy ma doświadczenie w branży, która odpowiada charakterowi Twojego eventu.

Zdjęcia, filmy oraz lista klientów powiedzą znacznie więcej niż sam opis na stronie internetowej.

Doświadczony prowadzący wydarzenie wie, że każda publiczność jest inna. Inaczej komunikuje się z zarządem dużej firmy podczas uroczystej gali, inaczej z uczestnikami konferencji branżowej, a jeszcze inaczej z rodzinami podczas pikniku firmowego.

To wydarzenie zapamiętałem szczególnie

Jednym z bardziej nietypowych wydarzeń, które prowadziłem, była konferencja medyczna poświęcona hemofilii.

Program obejmował bardzo merytoryczny wykład profesora, a zaraz po nim organizator zaplanował… pokaz mody.

Brzmi nietypowo? I taki właśnie był cel.

Na scenie pojawiło się troje modeli ucharakteryzowanych w sposób nawiązujący do tematyki wystąpienia. Moją rolą było poprowadzenie interaktywnej ankiety sprawdzającej wiedzę uczestników oraz płynne połączenie części naukowej z widowiskową prezentacją.

Największym wyzwaniem nie było jednak samo prowadzenie wydarzenia. Chodziło o to, aby kilkuset lekarzy i specjalistów potraktowało moje wystąpienie jako wartościowe, mimo że nie jestem lekarzem.

Dlatego przed konferencją poświęciłem sporo czasu na poznanie tematu, konsultacje z organizatorami oraz przygotowanie pytań i zapowiedzi tak, aby były zgodne z merytoryką całego wydarzenia.

Efekt?

Publiczność bardzo aktywnie włączyła się w ankietę, a przejście między wykładem profesora a pokazem odbyło się naturalnie i bez utraty uwagi uczestników.

To utwierdziło mnie w przekonaniu, że dobry konferansjer nie musi być ekspertem w każdej dziedzinie. Powinien natomiast potrafić szybko zrozumieć temat i opowiedzieć o nim w sposób angażujący oraz z szacunkiem dla wiedzy odbiorców.

2. Obejrzyj go na scenie

Dzisiaj większość profesjonalnych prowadzących posiada krótkie showreel lub nagrania z wydarzeń.

Zwróć uwagę:

czy mówi naturalnie,
jak pracuje z mikrofonem,
czy utrzymuje kontakt z publicznością,
czy potrafi płynnie przechodzić między kolejnymi punktami programu,
czy energia i styl mówienia są dopasowane do odbiorcy.

Rozmowa telefoniczna czy opis na stronie internetowej mogą powiedzieć wiele, ale nagranie ze sceny pokazuje najważniejsze rzeczy.

Czy dana osoba potrafi utrzymać uwagę publiczności? Czy czuje rytm wydarzenia? Czy jej sposób komunikacji pasuje do charakteru Twojego eventu?

3. Zapytaj o przygotowanie do wydarzenia

Praca prowadzącego nie zaczyna się w momencie wejścia na scenę.

Dobry konferansjer wcześniej:

poznaje agendę,
rozmawia z organizatorem,
sprawdza wymowę nazwisk prelegentów,
poznaje firmę i jej kulturę,
przygotowuje zapowiedzi.

Im więcej pytań zadaje przed wydarzeniem, tym większa szansa, że na scenie wszystko będzie przebiegało płynnie.

Z notatnika konferansjera

Przygotowania do wydarzenia zaczynam na długo przed wejściem na scenę.

Zawsze zależy mi na tym, aby dobrze zrozumieć cel spotkania, poznać organizatora oraz charakter firmy. Dzięki temu wiem nie tylko, co mam powiedzieć, ale przede wszystkim — do kogo będę mówił.

Dlatego przed każdym wydarzeniem proponuję krótkie spotkanie online lub rozmowę telefoniczną. To dobry moment, aby omówić agendę, poznać prelegentów, ustalić najważniejsze elementy programu i porozmawiać o tym, na czym organizatorowi zależy najbardziej.

Bardzo często podczas takiej rozmowy pojawiają się kwestie, których nie widać w scenariuszu.

Dowiaduję się, kto po raz pierwszy będzie występował na scenie, które wystąpienie ma szczególne znaczenie dla firmy albo jakie elementy programu mogą wymagać większej elastyczności.

Dobry prowadzący wydarzenie nie przychodzi tylko „odczytać programu”. On przygotowuje się po to, aby stać się częścią całego wydarzenia.

4. Zobacz, czy potrafi improwizować

To jedna z najważniejszych umiejętności.

Prelegent się spóźnia. Film nie chce się uruchomić. Na scenie pojawiają się problemy techniczne.

Publiczność o niczym nie musi wiedzieć.

Dobry konferansjer potrafi spokojnie wypełnić kilka minut rozmową z uczestnikami, krótką historią lub płynnym przejściem do kolejnego punktu programu.

Historia zza kulis

„Najlepsza improwizacja to ta odpowiednio przygotowana.”

Praca w telewizji przy takich programach jak „Rozmowy w Toku” czy „Kocham Cię, Polsko” nauczyła mnie jednej bardzo ważnej rzeczy — nawet najlepiej napisany scenariusz może rozsypać się w ciągu kilku sekund.

Wystarczy, że niespodziewanie zmieni się kolejność wydarzeń, pojawi się problem techniczny albo sytuacja wymknie się spod kontroli.

I właśnie wtedy zaczyna się prawdziwa praca prowadzącego.

Trzeba wyjść przed publiczność, zachować spokój i przede wszystkim utrzymać odpowiednią energię, napięcie oraz emocje.

Publiczność nie musi wiedzieć, że coś poszło nie tak — jej zadaniem jest dobrze się bawić.

Dlatego warto mieć przygotowany własny zestaw „bezpiecznych rozwiązań”: kilka uniwersalnych żartów, krótkich historii czy anegdot, które można wykorzystać w odpowiednim momencie i naturalnie wypełnić nimi kilka dodatkowych minut programu.

Tip konferansjerski: Jeżeli wszystkie „asy z rękawa” zostały już wykorzystane, warto spojrzeć na publiczność i znaleźć wśród niej osobę, która ma odwagę wejść w interakcję.

Czasami wystarczy jedno pytanie, krótka rozmowa albo zaproszenie kogoś do podzielenia się swoją historią, aby stworzyć wyjątkowy moment.

Takie spontaniczne sytuacje często okazują się jednymi z najlepszych elementów wydarzenia.

Publiczność dostaje wtedy sygnał, że prowadzący nie stoi tylko na scenie jako osoba od programu, ale naprawdę jest częścią tego, co dzieje się na sali.

5. Posłuchaj, jak mówi

Nie chodzi wyłącznie o dykcję.

Dobry prowadzący:

mówi wyraźnie,
dostosowuje tempo,
nie nadużywa trudnych słów,
potrafi budować emocje głosem.

To właśnie głos przez kilka godzin będzie prowadził uczestników przez całe wydarzenie.

Z mojego doświadczenia

Głos konferansjera jest narzędziem do budowania atmosfery.

To nie tylko słowa, ale przede wszystkim intonacja, tempo i energia decydują o tym, jakie emocje odczuje publiczność.

Inaczej prowadzi się elegancką galę wieczorową, gdzie liczy się spokój, prestiż i odpowiednia dawka elegancji, a zupełnie inaczej rodzinny piknik sportowy, podczas którego energia prowadzącego powinna wręcz udzielać się uczestnikom.

W jednym przypadku warto mówić wolniej i z większą powagą, w drugim można pozwolić sobie na więcej spontaniczności, dynamiki i głośniejszy doping.

Dobry prezenter sceniczny potrafi wyczuć charakter wydarzenia i dopasować do niego swój głos.

Publiczność często nie zdaje sobie z tego sprawy, ale właśnie dzięki temu czuje emocje dokładnie tam, gdzie powinna.

Na koniec ciekawostka z branży. Kiedyś planowałem rozpocząć wydarzenie słynnym okrzykiem Michaela Buffera: „Let's get ready to rumble!”

Na szczęście kolega z branży w porę mnie zatrzymał. Okazało się, że to hasło jest zastrzeżonym znakiem towarowym i jego komercyjne wykorzystanie wymaga uzyskania licencji oraz wniesienia odpowiedniej opłaty.

Czasem nawet jedno, pozornie niewinne zdanie może mieć swoją cenę.

6. Zwróć uwagę na sposób komunikacji przed podpisaniem umowy

Pierwszy telefon lub spotkanie często mówi bardzo wiele.

Czy odpowiada na wiadomości? Czy zadaje pytania? Czy interesuje się Twoim wydarzeniem?

Jeżeli już na etapie przygotowań współpraca przebiega sprawnie, jest duża szansa, że podobnie będzie podczas eventu.

Z mojego doświadczenia

Jestem przekonany, że pierwsza rozmowa telefoniczna potrafi powiedzieć o konferansjerze więcej niż najlepiej przygotowane portfolio.

To właśnie wtedy można wyczuć, jaką jest osobą i w jaki sposób buduje relacje.

Dobry prowadzący wydarzenie nie skupia się wyłącznie na przedstawieniu swojej oferty. Przede wszystkim słucha. Zadaje trafne pytania, chce poznać charakter wydarzenia, oczekiwania organizatora i potrzeby uczestników.

Dzięki temu już od pierwszego kontaktu pokazuje, że zależy mu na stworzeniu wydarzenia dopasowanego do konkretnej publiczności, a nie na odtworzeniu gotowego scenariusza.

Paradoksalnie, o wyborze osoby prowadzącej event bardzo często nie decyduje wyłącznie doświadczenie czy liczba poprowadzonych wydarzeń. Równie ważne są charyzma, kultura osobista, umiejętność prowadzenia rozmowy oraz uważne słuchanie drugiego człowieka.

Jeśli już podczas pierwszego kontaktu czujesz, że rozmowa przebiega naturalnie i z łatwością nawiązujecie nić porozumienia, istnieje duża szansa, że podobnie będzie również na scenie.

W końcu prowadzący event przez kilka godzin będzie reprezentował Twoją firmę i miał bezpośredni kontakt z Twoimi gośćmi.

7. Sprawdź opinie i referencje

Nie ograniczaj się wyłącznie do liczby wydarzeń.

Przeczytaj opinie klientów. Zobacz, czy współpracował z tymi samymi firmami wielokrotnie.

Powracający klienci to jeden z najlepszych dowodów jakości pracy.

Historia zza kulis

Współpraca przy wydarzeniach cyklicznych to sytuacja, w której wygrywają obie strony.

Organizator nie musi od początku tłumaczyć charakteru wydarzenia ani swoich oczekiwań, a prowadzący doskonale zna specyfikę firmy, jej kulturę i publiczność.

Dzięki temu każda kolejna edycja może być jeszcze lepsza od poprzedniej.

Jeżeli klient zaprasza tego samego konferansjera po raz kolejny, jest to dla mnie jedna z najlepszych rekomendacji. Oznacza, że współpraca się sprawdziła, a zaufanie zostało zbudowane nie na deklaracjach, ale na wspólnych doświadczeniach.

Z własnego doświadczenia wiem, że podczas cyklicznych wydarzeń można pozwolić sobie na coś więcej niż tylko sprawne prowadzenie programu. Można nawiązywać do poprzednich edycji, przypominać zabawne sytuacje czy wspominać osoby, które zapisały się w pamięci uczestników.

Takie drobiazgi sprawiają, że publiczność czuje ciągłość wydarzenia i ma poczucie, że tworzy jego historię.

Od kilku lat prowadzę co roku trzy wydarzenia dla jednej z dużych firm. Każde z nich składa się z części oficjalnej oraz wieczornej integracji z DJ-em i konkursami.

Podczas jednej z edycji dyrektor regionu zaskoczył wszystkich spontanicznym, ale świetnym wykonaniem piosenki na scenie.

Rok później, zapowiadając go do części oficjalnej, powiedziałem: „Nie wiem, czy za chwilę będzie Pan podsumowywał wyniki roku, czy znowu zacznie śpiewać. Jedno jest pewne – w obu rolach poradzi sobie znakomicie. Przed Państwem…”

Na sali od razu pojawił się śmiech, dyrektor wszedł na scenę z uśmiechem, a atmosfera zrobiła się znacznie bardziej swobodna.

Właśnie takie drobne nawiązania, możliwe tylko dzięki długofalowej współpracy, budują więź z publicznością i sprawiają, że kolejne edycje wydarzenia mają swój niepowtarzalny charakter.

8. Dobierz styl prowadzenia do charakteru wydarzenia

Nie każdy konferansjer pasuje do każdego eventu.

Innego prowadzącego wybierzesz na:

konferencję biznesową,
galę,
jubileusz firmy,
premierę produktu,
rodzinny piknik.

Najważniejsze jest dopasowanie energii i sposobu prowadzenia do uczestników wydarzenia.

Z mojego punktu widzenia

Dobry prowadzący powinien odnaleźć się na wysokim poziomie podczas niemal każdego rodzaju wydarzenia.

Doświadczenie, warsztat i umiejętność szybkiego dostosowania się do publiczności pozwalają profesjonalnie poprowadzić zarówno galę biznesową, jak i rodzinny piknik czy premierę produktu.

Jest jednak różnica między osobą, która dobrze poprowadzi wydarzenie, a taką, która specjalizuje się w konkretnym formacie.

Prezenter sceniczny mający wieloletnie doświadczenie w danej branży czy rodzaju imprez zna ich tradycję, charakter i niuanse, dzięki czemu potrafi nadać wydarzeniu wyjątkowy klimat.

Dobrym przykładem są Barbórki. Wielokrotnie prowadziłem oficjalne akademie z okazji Dnia Górnika, zapowiadałem występy artystyczne, wręczenie odznaczeń czy część wieczorną z koncertami i atrakcjami.

Natomiast świadomie nie podejmuję się prowadzenia tradycyjnych Karczm Piwnych.

Karczma Piwna to wyjątkowy element górniczej tradycji, rządzący się własnymi zasadami, obrzędami i wieloletnim ceremoniałem. To wydarzenie pełne symboliki, humoru, gwary górniczej oraz zwyczajów, które doskonale znają osoby od lat związane z tym środowiskiem.

Rolę prowadzącego pełni tam zazwyczaj doświadczony gospodarz, od lat uczestniczący w takich spotkaniach i doskonale odnajdujący się w tej specyficznej konwencji.

Uważam, że profesjonalizm polega również na umiejętności powiedzenia: „To nie jest moja specjalizacja i znam osobę, która zrobi to lepiej.”

Klient zyskuje wtedy pewność, że każdy element wydarzenia zostanie powierzony właściwej osobie.

9. Zwróć uwagę na umiejętność pracy z ludźmi

Konferansjer współpracuje z:

organizatorem,
realizatorem dźwięku,
oświetleniowcem,
prelegentami,
tłumaczami,
obsługą hotelu.

Im lepiej odnajduje się w pracy zespołowej, tym spokojniej przebiega całe wydarzenie.

Z mojego doświadczenia

Praca przy eventach to klasyczny system naczyń połączonych. Sukces wydarzenia nie zależy od jednej osoby, ale od współpracy całego zespołu.

Prowadzący wydarzenie jest często tym, który spina wszystkie elementy w jedną całość.

Musi pilnować harmonogramu, wiedzieć, czy prelegenci i artyści są już gotowi do wejścia na scenę, sprawdzić z realizatorem dźwięku kolejność wystąpień, a czasem w ostatniej chwili zmienić plan, bo coś wydarzyło się za kulisami.

Zdarza się również, że trzeba pomóc osobie, która pierwszy raz występuje przed publicznością. Podać mikrofon. Wskazać miejsce na scenie. Podpowiedzieć, gdzie stanąć, aby była dobrze oświetlona. Dyskretnie pomóc zejść ze sceny po zakończonym wystąpieniu.

Dla uczestników są to drobiazgi, ale właśnie z takich drobiazgów składa się profesjonalnie poprowadzone wydarzenie.

Dobry konferansjer musi być jednocześnie prowadzącym, koordynatorem, psychologiem, czasem logistykiem, a od czasu do czasu… również technikiem.

Najważniejsze jest jednak to, żeby wszystkie te działania były dla publiczności niewidoczne.

Goście mają odnieść wrażenie, że wszystko przebiega naturalnie i zgodnie z planem — nawet jeśli za kulisami plan właśnie zmienił się po raz trzeci.

A na koniec można to podsumować jednym zdaniem: dobrego konferansjera poznasz po tym, że kiedy event kończy się sukcesem, większość gości myśli: „Ale wszystko gładko poszło”.

To najlepszy komplement, bo zwykle oznacza, że nikt nie zauważył, ile rzeczy trzeba było po drodze poskładać.

10. Wybierz osobę, przy której czujesz spokój

To być może najważniejszy punkt.

Po kilku minutach rozmowy zazwyczaj intuicyjnie czujemy, czy dana osoba wzbudza zaufanie.

Dobry konferansjer nie powinien być kolejnym problemem do rozwiązania. Powinien być wsparciem organizatora.

Bo kiedy na wydarzeniu dzieje się naprawdę dużo, świadomość, że prowadzenie jest w dobrych rękach, daje ogromny komfort.

Profesjonalny prowadzący event bierze odpowiedzialność za swoją część wydarzenia i sprawia, że organizator może skupić się na innych elementach.

Podsumowanie

Dobry konferansjer to nie osoba, która tylko zapowiada kolejne punkty programu.

To partner organizatora, jego ambasador i osoba, która często jako pierwsza buduje relację z uczestnikami wydarzenia.

To właśnie od jego energii, komunikacji i umiejętności reagowania na nieprzewidziane sytuacje zależy, czy goście będą czuli się swobodnie i z zaangażowaniem wezmą udział w całym wydarzeniu.

Profesjonalny prowadzący wydarzenie łączy wiele ról jednocześnie. Jest prezenterem scenicznym, koordynatorem, wsparciem dla organizatora i osobą, która dba o płynność programu nawet wtedy, gdy za kulisami pojawiają się niespodziewane zmiany.

Niezależnie od tego, czy organizujesz konferencję biznesową w Krakowie, galę w Warszawie, jubileusz firmy w województwie mazowieckim, piknik firmowy w Małopolsce czy wydarzenie w innym regionie Polski, warto poświęcić czas na wybór odpowiedniej osoby prowadzącej.

Portfolio, doświadczenie, referencje i nagrania z realizacji są bardzo ważne, ale równie istotne są umiejętność słuchania, dobra komunikacja i wzajemne zaufanie już od pierwszej rozmowy.

Z własnego doświadczenia wiem, że najlepiej wspomina się wydarzenia, podczas których wszystko przebiegało naturalnie.

Uczestnicy nie zastanawiają się wtedy, kto prowadził event. Po prostu wychodzą z przekonaniem, że było profesjonalnie, ciekawie i z odpowiednią dawką emocji.

To dla mnie największy komplement.

Bo dobry konferansjer nie jest tylko głosem ze sceny. Jest częścią sukcesu całego wydarzenia.

Planujesz event firmowy?

Porozmawiajmy o Twoim wydarzeniu — chętnie doradzę i przygotuję prowadzenie skrojone pod publiczność.

Skontaktuj się

Powrót na bloga